Konferenzen planen zu Ihrem Vorteil

Der Austausch mit Wissenschaftlern und Fachleuten zu topaktuellen Themen ist in allen Fachkreisen essenziell. Fachkonferenzen als spezielle Kommunikationsform stellen in vielerlei Hinsicht für alle ein großes Potenzial dar. Wir begleiten Sie zu Ihrem gewünschten Ergebnis und tragen mit unseren Dienstleistungen dazu bei, Ihre Konferenz zu einer erfolgreichen Veranstaltung zu machen.

Gezielte Vorbereitung

Professionelle Planung und Vorbereitung sind die Grundlagen jeder erfolgreichen Konferenz. Indem wir uns um den gesamten organisatorischen Part, wie die Einholung und Vergleich von Angeboten, Vermittlung, Koordination sowie Durchführung kümmern, schonen Sie wichtige Ressourcen am Lehrstuhl und können sich auf die fachliche und inhaltliche Arbeit konzentrieren.

Alles aus einer Hand

Alle organisatorischen Abläufe fließen bei uns zusammen. Sie erhalten alle Leistungen professionell aus einer Hand in bester Qualität unter dem offiziellen Label der RWTH Aachen.

Überzeugende Qualität

Durch unsere jahrelange Erfahrung bieten wir professionelle Veranstaltungsstandards. Wir geben Ihrer Konferenz den passenden Rahmen, koordineren alle notwendigen Vor-Ort-Termine, Site-Inspections, Techniktests und Probeessen – damit nichts dem Zufall überlassen wird.

Wirtschaftlichkeit im Griff

Wirtschaftliche Rahmenbedingungen sind ein Muss. Durch gezielte Steuerung des Konferenzbudgets haben Sie die Kosten im Griff. Durch die treuhändische Verwaltung aller Gelder kommen Gewinne und Honorare sicher und transparent bei den Leistungsträgern an.

Kostenvorteile nutzen

Durch die Veranstaltungserfahrung, die Auswahl der richtigen Partner und die Bündelung von externen Dienstleistern, können preisgünstige  Vertragsbedingungen ausgehandelt werden, von denen Sie profitieren.

Cluster Produktionstechnik

Das Cluster Produktionstechnik ist der bisher größte Gebäudekomplex auf dem RWTH Aachen Campus. Das neue Elektro-Stadtfahrzeug e.GO Life ist zum Beispiel auch in diesem Cluster entstanden.

Ihr Full-Service-Dienstleister

Das Conference Office der RWTH International Academy übernimmt als Full-Service-Dienstleister alle Leistungen und Extras rund um Ihre Konferenz. Sie verantworten das Inhaltliche und Fachliche – wir übernehmen nach persönlichem Beratungsgespräch Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Konferenz. Nutzen Sie unseren Service – in einzelnen Modulen oder als Gesamtpaket:

Veranstaltungslogistik

  • Raumbuchungen
  • Ausstellungsflächen
  • Unterbringung
  • Mobiliar
  • Technik
  • Catering
  • externes Personal
  • Garderobe und Lagerräume
  • Tagungsbüro
  • Beschilderung und Absperrungen
  • Dekoration und Präsente

Teilnehmenden- und Referentenmanagement

  • Kommunikation
  • Anmeldewesen
  • Call for Papers und Abstract Handling
  • Hotelkontingente und -buchung
  • Transfers und Reiseunterstützung
  • Rechnungsstellung und Inkasso
  • Honorarabrechnung
  • Infomappen, Listen, Namenschilder
  • Teilnahmebescheinigung
  • Nachbereitung
  • Evaluation und Feedback

Marketing und Unterlagen

  • Layout, Grafik und Text
  • Konzeption und Druck von Flyern, Broschüren und Postern
  • Konferenzwebseite
  • Tagungsmappe
  • Tagungsband
  • Selektion des Adressverteilers
  • Mailings
  • Pressearbeit und Raumbuchungen

Finanzen

  • Treuhänderische Verwaltung aller Gelder
  • Controlling des Budgetplans
  • Verträge
  • Abrechnung
  • Inkasso

Ausstellungsplanung und Sponsoring

  • Identifikation und Planung von Ausstellungsflächen
  • Ausstelleransprache/-absprachen
  • Ausstellerbriefing
  • Floor Management
  • Ausstellerkatalog
  • Sponsorenpakete

Rahmenprogramm

  • Sightseeing
  • Social-Events
  • Abendveranstaltungen
  • Künstler-Vermittlung
Unser Leistungskatalog

Digitales

Messestand RWTH International Academy
Digitale Konferenz RWTH International Academy Entrance
Digitale Konferenz RWTH International Academy Lobby
Digitale Konferenz RWTH International Academy Yotribe

Impressionen

Kontaktieren Sie uns

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Senden Sie uns den ausgefüllten Leistungskatalog mit diesem Formular zurück, damit wir Ihnen sofort ein passendes Angebot erstellen können.
Akzeptierte Dateitypen: pdf, Max. Dateigröße: 512 MB.

Anfahrt

Anfahrt mit dem Auto von der A4 kommend:
– Ausfahrt 2 Aachen-Laurensberg Richtung AC-Laurensberg/AC-Richterich/AC-Uniklinik/TH/Herzogenrath fahren (350 m)
– An der Gabelung rechts halten, Beschilderung in Richtung Aachen/Laurensberg folgen und weiter auf Kohlscheider Straße (1 km)
– Weiter auf L260 (220 m)
– Leicht rechts abbiegen, um auf L260 zu bleiben (2,8 km)
– Ausfahrt Richtung RWTH-Hörn/RWTH Melaten (1,7 km)
– Im Kreisverkehr erste Ausfahrt (Campus-Boulevard) (250 m)
– Sie haben Ihr Ziel erreicht Campus-Boulevard 30 (1 km)

Hinweis zur Navi-Eingabe: Der Campus-Boulevard ist in vielen Navigationsgeräten noch nicht auffindbar. Geben Sie ersatzweise „Steinbachstraße“ ein.

Parkmöglichkeiten: Bitte benutzen Sie die öffentlichen Parkmöglichkeiten in der Umgebung. Ab dem Frühjahr 2018 steht Ihnen ein geräumiges Parkhaus direkt neben dem Cluster Produktionstechnik zur Verfügung.

Anreise mit der Bahn:
– Bahnfahrt bis Aachen Hbf
– per Bus ab Haltestelle Hauptbahnhof mit den Linien 3A oder 3B bis zur Bushaltestelle Campus Melaten, ca. 5 Min. Fußweg bis zum Cluster Produktionstechnik

Zugang zu den Räumlichkeiten: Über das Außengelände oder über den Eingang im Gebäudeteil 1B.